Kebijakan Privasi
1. Siapa kami
Integrated ERP ("Layanan") adalah aplikasi manajemen bisnis yang dimiliki dan dioperasikan oleh PT. Tri Solusi Neo Optima ("TSNO", "kami"), Sudirman 7.8 Tower Lantai 16 Unit 1-2, Jl. Jendral Sudirman Kav. 7-8, Jakarta Pusat 10220, Indonesia.
Layanan ini dilisensikan kepada perusahaan ("Perusahaan Pelanggan") dan digunakan oleh karyawan serta staf mereka ("Anda"). Akun Anda dibuat dan dikelola oleh pemberi kerja Anda, bukan oleh Anda sendiri — tidak ada pendaftaran mandiri.
Pemberi kerja Anda yang menentukan data apa yang dikumpulkan dan untuk apa. Berdasarkan Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), Perusahaan Pelanggan Anda adalah Pengendali Data Pribadi dan TSNO adalah Prosesor Data Pribadi yang bertindak atas instruksinya. Ketika kebijakan ini menyebut "kami mengumpulkan", artinya kami memproses atas nama pemberi kerja Anda.
Setiap Perusahaan Pelanggan berjalan di basis data dan penyimpanan berkas yang terpisah. Data Anda tidak digabungkan dengan, dan tidak dapat dilihat oleh, perusahaan lain.
2. Data yang kami proses
| Data | Kapan dikumpulkan | Untuk apa |
|---|---|---|
| Nama, alamat email, kata sandi (disimpan ter-hash) | Saat pemberi kerja membuat akun Anda | Untuk masuk dan mengenali Anda |
| Peran, hak akses, akses menu | Ditetapkan pemberi kerja Anda | Menentukan apa yang boleh Anda lihat dan lakukan |
| Preferensi bahasa dan tema | Saat Anda mengubahnya | Menampilkan aplikasi sesuai pilihan terakhir Anda |
| Lokasi presisi (GPS) | Hanya saat Anda menekan Absen Masuk atau Absen Keluar | Memastikan Anda berada di lokasi kerja yang ditentukan |
| Akurasi lokasi, dan apakah lokasi dipalsukan (mock) | Pada penekanan tombol yang sama | Mendeteksi absensi palsu |
| Swafoto absensi | Pada penekanan tombol yang sama, jika diwajibkan pemberi kerja | Memastikan yang absen adalah Anda |
| Identitas perangkat | Saat absen | Pengikatan perangkat opsional, agar satu akun tidak absen dari banyak ponsel |
| Foto bukti pengiriman dan tanda tangan penerima | Saat pengemudi menyelesaikan pengiriman | Bukti bahwa barang telah diterima |
| Catatan cuti, izin, lembur dan kasbon, beserta dokumen yang Anda lampirkan | Saat Anda mengajukan permohonan | Memproses permohonan melalui alur persetujuan pemberi kerja |
| Data kepegawaian dan penggajian — jabatan, jadwal, komponen gaji, rekening bank, identitas pajak | Diinput staf HR pemberi kerja Anda | Menjalankan penggajian dan pelaporan wajib |
| Catatan kehadiran dari mesin sidik jari | Saat Anda menggunakan mesin absensi | Menyusun catatan kehadiran Anda |
| Templat biometrik — templat sidik jari, wajah dan telapak tangan, serta foto pendaftaran yang digunakan sebagian mesin | Saat Anda didaftarkan pada mesin absensi | Agar pendaftaran Anda dapat disalin ke mesin lain milik pemberi kerja dan dipulihkan saat mesin diganti |
| Perangkat di jaringan pemberi kerja — nama perangkat, alamat IP dan MAC, sinyal Wi-Fi dan pemakaian data | Terus-menerus, oleh router dan titik akses Wi-Fi pemberi kerja, bila pemberi kerja menggunakan pemantauan jaringan | Menjalankan dan mengamankan jaringan perusahaan |
| Catatan bisnis — pelanggan, pesanan, pengiriman, faktur, pembayaran, stok | Saat Anda atau rekan kerja mengisi formulir | Ini adalah catatan operasional pemberi kerja Anda |
| Alamat IP, identitas peramban/aplikasi, waktu, dan riwayat perubahan yang Anda lakukan | Otomatis, saat masuk dan pada setiap perubahan | Keamanan, serta jejak audit siapa mengubah apa |
| Catatan persetujuan — versi dokumen ini yang Anda setujui, waktunya, serta alamat IP dan peramban atau aplikasi yang digunakan | Saat Anda mencentang kotak persetujuan ketika masuk | Bukti persetujuan Anda |
Mengenai biometrik. Data sidik jari dan wajah merupakan data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP. Mesin absensi mengirimkan kepada Layanan catatan kehadiran Anda — nomor pengguna pada mesin dan penanda waktu — dan, saat Anda didaftarkan, templat biometrik yang dibuat mesin dari jari, wajah atau telapak tangan Anda. Templat adalah penyandian matematis, bukan gambar sidik jari Anda, tetapi tetap merupakan data biometrik. Templat hanya disimpan di basis data milik pemberi kerja Anda sendiri, hanya digunakan untuk mendaftarkan Anda pada mesin milik pemberi kerja, hanya dapat dilihat staf yang diberi wewenang oleh pemberi kerja, dan tidak pernah dibagikan kepada pihak lain. Anda dapat meminta pemberi kerja agar templat tersebut dihapus, dan kami menghapusnya atas instruksi pemberi kerja; setelah itu Anda perlu didaftarkan ulang pada setiap mesin.
Mengenai perangkat jaringan. Bila pemberi kerja Anda menggunakan pemantauan jaringan Layanan, router dan titik akses Wi-Fi-nya melaporkan perangkat yang terhubung ke jaringan perusahaan. Jika Anda menghubungkan ponsel atau laptop pribadi ke jaringan tersebut, nama, alamat dan pemakaiannya akan tampil dalam laporan itu. Isi lalu lintas data Anda tidak dicatat.
Mengenai lokasi. Aplikasi tidak pernah membaca lokasi Anda di latar belakang. Tidak ada izin lokasi latar belakang. Posisi hanya dibaca saat aplikasi terbuka dan tepat pada saat Anda menekan tombol absensi. Menutup aplikasi mengakhiri akses tersebut.
3. Yang tidak kami lakukan
- Tanpa iklan. Kami tidak menayangkan iklan dan tidak menjual, menyewakan atau membagikan data Anda kepada pengiklan maupun perantara data.
- Tanpa SDK analitik atau pelacakan. Aplikasi tidak memuat SDK analitik, pelaporan kerusakan, atribusi, media sosial, maupun pelacak pihak ketiga dalam bentuk apa pun.
- Tanpa pemrofilan. Kami tidak menggunakan data Anda untuk pengambilan keputusan otomatis yang menimbulkan akibat hukum bagi Anda.
4. Pihak ketiga
Kami membatasinya seminimal mungkin. Saat ini:
- Hosting. Layanan berjalan di server yang berlokasi di Jakarta, Indonesia. Data Anda disimpan di Indonesia.
- Cloudflare, Inc. — DNS, perlindungan jaringan, dan layanan kecil yang menerjemahkan kode perusahaan Anda menjadi alamat server perusahaan saat pertama kali membuka aplikasi. Cloudflare memproses metadata jaringan, termasuk alamat IP.
- OpenStreetMap Foundation — layar absensi menampilkan peta menggunakan ubin peta dari
tile.openstreetmap.org. Permintaan ubin tersebut mengungkapkan alamat IP perangkat Anda dan wilayah perkiraan yang ditampilkan kepada OpenStreetMap Foundation. Koordinat persis dan identitas Anda tidak dikirimkan. - Google Play dan Apple App Store — hanya untuk distribusi aplikasi.
- Pengiriman email — email notifikasi dikirim dari server surat kami sendiri.
- Pemantauan jaringan — bila digunakan pemberi kerja Anda, data perangkat dan Wi-Fi dibaca dari layanan pemantauan jaringan dan pengendali Wi-Fi milik TSNO sendiri, yang berjalan di server yang sama di Indonesia. Keduanya bukan pihak luar.
Kami tidak mentransfer data pribadi Anda ke luar Indonesia kecuali sebagai konsekuensi yang tidak terhindarkan dari layanan jaringan di atas.
5. Data yang tersimpan di perangkat Anda
- Kode perusahaan yang Anda masukkan, agar tidak ditanyakan lagi.
- Alamat email Anda, hanya jika Anda mencentang "Ingat saya". Kata sandi Anda tidak pernah disimpan.
- Token masuk, disimpan pada penyimpanan terlindungi perangkat (iOS Keychain / Android Keystore).
- Preferensi bahasa dan tema, serta foto yang sementara menunggu diunggah.
Semuanya terhapus ketika Anda menghapus (uninstall) aplikasi.
6. Masa penyimpanan
- Data akun disimpan selama akun aktif dan selama pemberi kerja Anda memerlukannya setelahnya.
- Catatan kehadiran, cuti dan penggajian merupakan catatan ketenagakerjaan pemberi kerja Anda dan disimpan sesuai ketentuan ketenagakerjaan dan perpajakan Indonesia, yang umumnya mensyaratkan beberapa tahun.
- Bukti pengiriman, pesanan dan faktur merupakan catatan komersial dan perpajakan pemberi kerja Anda dan disimpan sesuai ketentuan tersebut.
- Templat biometrik disimpan selama Anda terdaftar pada pemberi kerja, dan dihapus atas instruksi pemberi kerja — misalnya saat Anda berhenti bekerja, atau atas permintaan Anda.
- Data perangkat jaringan disimpan paling lama 90 hari.
- Log audit disimpan untuk keperluan keamanan dan penyelesaian sengketa.
- Catatan persetujuan disimpan selama diperlukan sebagai bukti persetujuan.
Catatan yang menjadi milik Perusahaan Pelanggan tetap ada meskipun akun pribadi Anda dihapus.
7. Keamanan
- Seluruh lalu lintas dienkripsi saat transit (HTTPS/TLS).
- Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah dalam bentuk terbaca.
- Akses dikendalikan berdasarkan peran dan izin per halaman; Anda hanya melihat apa yang diberikan pemberi kerja Anda.
- Setiap Perusahaan Pelanggan terpisah pada basis data dan penyimpanan berkasnya sendiri.
- Berkas unggahan — swafoto absensi, foto pengiriman, tanda tangan dan dokumen pendukung — hanya disajikan kepada pengguna yang sudah masuk dan berwenang atas catatan terkait.
- Perubahan data dicatat dalam jejak audit yang memuat identitas pengguna dan waktunya.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberitahukan Perusahaan Pelanggan yang terdampak agar dapat memenuhi kewajibannya memberitahu Anda dan otoritas dalam jangka waktu yang ditentukan UU PDP.
8. Hak Anda
Berdasarkan UU PDP, Anda berhak mengakses data pribadi Anda, memperbaikinya, menghapusnya, menarik persetujuan, mengajukan keberatan atas pemrosesan, dan memperoleh salinannya.
Karena pemberi kerja Anda adalah Pengendali, sampaikan permohonan kepada pemberi kerja Anda terlebih dahulu — merekalah yang memiliki hubungan tersebut dan dapat bertindak segera. Jika Anda tidak dapat menghubungi mereka, atau tidak memperoleh tanggapan, tulis kepada kami di [email protected] dan kami akan bertindak atas instruksi Pengendali serta membantu sebagaimana diwajibkan hukum.
9. Penghapusan akun
Akun dibuat dan ditutup oleh pemberi kerja Anda; aplikasi tidak memiliki pendaftaran mandiri sehingga juga tidak memiliki penghapusan mandiri. Untuk menutup akun dan menghapus data pribadi Anda, hubungi administrator sistem di perusahaan Anda, atau tulis ke [email protected] dan kami akan meneruskan permohonan tersebut kepada Pengendali serta bertindak atas instruksinya.
Perlu diketahui bahwa catatan milik Perusahaan Pelanggan — riwayat kehadiran, data penggajian, pesanan, pengiriman dan faktur yang Anda buat — adalah catatan perusahaan dan tetap disimpan meskipun akun Anda telah ditutup.
10. Anak
Layanan ini adalah perangkat kerja untuk karyawan. Layanan tidak ditujukan bagi anak-anak dan kami tidak dengan sengaja memproses data siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun.
11. Perubahan
Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Versi dan tanggal berlaku tercantum di bagian atas. Untuk perubahan yang bersifat material, pemberi kerja Anda akan diberitahu, dan Anda akan diminta menyetujui versi baru saat berikutnya masuk.
Anda diminta mencentang persetujuan atas kebijakan ini dan Syarat & Ketentuan setiap kali Anda masuk. Kotak tersebut tidak pernah dicentang untuk Anda. Saat pertama kali Anda menyetujui suatu versi, kami mencatat versinya, waktunya, serta alamat IP dan peramban atau aplikasi yang Anda gunakan.
12. Hubungi kami
PT. Tri Solusi Neo Optima Sudirman 7.8 Tower Lantai 16 Unit 1-2, Jl. Jendral Sudirman Kav. 7-8, Jakarta Pusat 10220 Email: [email protected] · Web: https://tsno.co.id